Términos de Uso y Aviso de Privacidad — Qualitech Management System

1. Objeto. Estos términos definen las reglas de uso del Qualitech Management System ("sistema") por parte de empleados, prestadores de servicios y terceros autorizados ("usted").

2. Acceso y credenciales. Su usuario es personal e intransferible. Está prohibido compartir la contraseña, una sesión abierta o un dispositivo con la sesión iniciada, así como usar la cuenta de otra persona. Use una contraseña segura y exclusiva para este sistema. Si sospecha que alguien conoce su contraseña, cámbiela en Mi cuenta y avise al administrador del sistema.

3. Uso exclusivo para fines de la empresa. El sistema y la información que contiene deben usarse solo en las actividades de su función y para fines de la empresa. Está prohibido usarlos para fines personales o de terceros, copiar, exportar, fotografiar o divulgar datos fuera de esas finalidades, extraer datos de forma masiva sin autorización e intentar eludir los controles de acceso o de seguridad.

4. Acceso por cargo. Cada pantalla se habilita según su cargo. Si puede ver algo que no debería, no use la información y avise al administrador del sistema.

5. Confidencialidad e información sensible. Toda la información del sistema es confidencial, incluso después del fin de su vínculo. Es sensible, entre otra: los datos personales de colaboradores (documentos, salarios, pagos, evaluaciones, certificados), los datos de clientes y proveedores, precios, propuestas, contratos e información financiera. Cualquier divulgación de información sensible fuera de las finalidades de la empresa, por cualquier medio, está sujeta a las medidas que correspondan por parte de la empresa, previstas en su contrato, en las políticas internas y en la ley.

6. Seguridad e incidentes. Avise de inmediato al administrador del sistema si nota un acceso indebido, la pérdida de un dispositivo con la sesión iniciada, un correo electrónico sospechoso que pida su contraseña o datos expuestos por error.

7. Incumplimiento. El incumplimiento de estas reglas puede llevar al bloqueo del acceso y a las medidas que correspondan por parte de la empresa.

8. Aceptación electrónica, vigencia y versiones. La aceptación tiene valor de firma electrónica. Para acreditarla, guardamos la versión, la fecha y la hora, la dirección IP, el tipo de dispositivo y de navegador, el idioma y un código de verificación (hash) del texto mostrado. La aceptación es válida por 6 meses. El sistema avisa 15 días antes del vencimiento y, después de él, pide una nueva aceptación para abrir. Una nueva versión de estos términos también pide una nueva aceptación. Si no acepta, no podrá usar el sistema; en ese caso, hable con su jefe o con RR. HH.

9. Datos personales. El tratamiento de sus datos sigue la Parte B. Esta aceptación no es un consentimiento para tratar datos: el tratamiento se basa en su contrato y en las bases legales de la Parte B.

B1. Quién es el responsable. El responsable de sus datos en este sistema es la empresa del grupo Qualitech con la que usted tiene un vínculo laboral o de prestación de servicios, en el país donde trabaja. Contacto para privacidad: el administrador del sistema o RR. HH. de su base.

B2. Qué datos tratamos.

• a) Datos de la cuenta: nombre, correo electrónico de inicio de sesión, cargo y funciones, bases, idioma y preferencias, y su foto, enviada por usted o por RR. HH. (cuando exista). Son necesarios para que use el sistema: sin ellos no hay cuenta.
• b) Registros técnicos del sistema: inicios de sesión, acciones realizadas y pantallas consultadas, con fecha, dirección IP y tipo de dispositivo y de navegador.

B3. Para qué los usamos. Para operar el sistema y controlar quién accede a qué, proteger la información, mantener la trazabilidad de las operaciones exigida por clientes, auditorías y normas de calidad, brindar soporte y mejorar el sistema. No vendemos sus datos ni los usamos para publicidad.

B4. Base legal.

• Europa (RGPD/GDPR): ejecución de su contrato (art. 6, apartado 1, letra b); interés legítimo de la empresa en seguridad, auditoría y mejora del sistema (art. 6, apartado 1, letra f); cumplimiento de una obligación legal (art. 6, apartado 1, letra c), cuando la ley exige guardar un registro.
• México (Ley Federal de Protección de Datos Personales en Posesión de los Particulares): los datos necesarios para la relación jurídica con usted no requieren consentimiento. La mejora del sistema es una finalidad secundaria, y usted puede negarse a ella en cualquier momento (B7).
• Estados Unidos (Texas): la ley estatal de privacidad no se aplica a datos tratados en el contexto laboral. Aun así, aplicamos a todos las mismas reglas de este aviso.
• Brasil (LGPD), cuando corresponda: ejecución de contrato (art. 7, V), interés legítimo (art. 7, IX) y cumplimiento de una obligación legal (art. 7, II).

B5. Quién tiene acceso. Solo personas autorizadas, según su cargo y la necesidad del trabajo. La consulta de los registros de una persona específica queda registrada, con el motivo.

B6. Por cuánto tiempo los conservamos.

• Datos de la cuenta: mientras exista la cuenta. Al cerrarla, su nombre permanece en los registros históricos (quién aprobó qué) durante el tiempo que la empresa necesite conservar esos registros por ley, contrato o auditoría.
• Registros de inicio de sesión y de seguridad: 365 días.
• Registros de acciones: mientras exista el registro de la operación a la que se refieren.
• Registros de pantallas consultadas: hasta 90 días. Se eliminan junto con su cuenta.

B7. Sus derechos y cómo ejercerlos.

• Sus derechos: puede solicitar acceso a sus datos y una copia de ellos, rectificación, eliminación, limitación del uso y portabilidad, y puede oponerse a un tratamiento; en México, estos son los derechos ARCO, además de la revocación y la limitación del uso.
• Cómo solicitarlo: comuníquese con el administrador del sistema o con RR. HH. de su base. Respondemos en un plazo de hasta 15 días.

B8. Cookies y tecnologías similares. El sistema usa solo cookies esenciales. No hay cookies de publicidad, de análisis ni de terceros.

• Almacenamiento local del navegador: guarda preferencias de pantalla (columnas, densidad, filtros, secciones abiertas) y no sale de su dispositivo. Puede borrarse en Mi cuenta › Preferencias.
• Desactivar: puede bloquear o borrar las cookies en la configuración del navegador. Sin la cookie de sesión, sin embargo, no es posible ingresar al sistema.

B9. Seguridad. Usamos conexión cifrada, contraseñas guardadas de forma irreversible, sesiones que vencen, acceso por cargo y registros de auditoría.

B10. Cambios en este aviso. Cuando este aviso cambie, la versión de los términos sube y el sistema pide una nueva aceptación, mostrando qué cambió.